tugas akhir tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar di ...

23 downloads 96 Views 578KB Size Report
Surat Masuk dan Surat Keluar Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas. Ekonomi Universitas Sumatera Utara” tepat pada waktunya. Penulis menyadari bahwa ...

TUGAS AKHIR

TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTAR Oleh :

MARIA PUJI RINI

072103071

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010

Universitas Sumatera Utara

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA

: MARIA PUJI RINI

NIM

: 072103071

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN JUDUL

: TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan,

Maret 2010

Ketua Program Studi D- III Kesekretariatan

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP. 19620513 199203 2 001

Medan,

Maret 2010

Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

Universitas Sumatera Utara

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA

: MARIA PUJI RINI

NIM

: 072103071

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN JUDUL

: TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan,

Maret 2010

Menyetujui Dosen Pembimbing

(Dra. Marhayanie, M.Si) NIP. 19580427 198503 2 002

Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” tepat pada waktunya. Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1.

Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2.

Ibu Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3.

Ibu Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4.

Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing Penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

Universitas Sumatera Utara

5.

Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6.

Teristimewa untuk orangtua tercinta Ayahanda P. Malau dan Ibunda B. Sinaga berkat iringan doa, semangat, motivasi, dan segenap kasih sayang tiada henti sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7.

Untuk kakak tercinta Lenny A. Malau, Sondang Yunita Malau, dan Yessy Y. Situngkir, abang tercinta Lamsihar Naibaho dan Veri Situngkir, serta adik tercinta Alex W. Malau dan Angelia Malau.

8.

Untuk sahabat dan teman-temanku Rini, Pida, Anita, Roma, Morlina, Lisna, Chandra, Vera, Sari, Ayu, Zahara, Intan, dan Desy.

9.

Untuk kelompok magangku Elya, Wawi, Winda, Vika, dan Ardy. Akhirnya Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh

dari sempurna, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khususnya Penulis.

Medan,

Maret 2010 Penulis

Maria Puji Rini

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ....................................................................................... i DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii DAFTAR TABEL ............................................................................................. iv DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... v BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Latar Belakang ............................................................................ B. Perumusan Masalah .................................................................... C. Tujuan Penulisan ......................................................................... D. Manfaat Penulisan ....................................................................... E. Jadwal Kegiatan ........................................................................... F. Sistematika Penulisan ..................................................................

1 3 3 4 4 6

PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU..................................... B. Struktur Organisasi ...................................................................... C. Job Description ........................................................................... D. Kegiatan Usaha ........................................................................... E. Kinerja Usaha Terkini.................................................................. F. Rencana Kegiatan ........................................................................

7 9 14 16 17 18

BAB III

PEMBAHASAN A. Pengertian Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ……………………………………….. 20 B. Pengertian dan Fungsi Surat ....................................................... 21 C. Syarat-Syarat Surat yang Baik..................................................... 23 D. Jenis-Jenis Surat .......................................................................... 23 E. Bentuk-Bentuk Surat ................................................................... 24 F. Bagian-Bagian Surat ................................................................... 29 G. Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ............... 38 1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ......................................... 38 2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ......................................... 48 H. Sistem Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar …………………………………. 53

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan.................................................................................. 56 B. Saran ............................................................................................ 57

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 59

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL

No.

Halaman

1. ............................................................................................................. Tab el 1.1 Jadwal Kegiatan ................................................................................. 5 2. ............................................................................................................. Tab el 3.1 Kode Unit Kerja Fakultas Ekonomi USU .......................................... 31 3. ............................................................................................................. Tab el 3.2 Kode Perihal Surat Fakultas Ekonomi USU ...................................... 32 4. ............................................................................................................. Tab el 3.3 Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU.................................... 52 5. ............................................................................................................. Tab el 3.4 Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU.................................... 52

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR

No.

Halaman

1. ............................................................................................................. Ga mbar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ................................ 11 2. ............................................................................................................. Ga mbar 3.1 Contoh bentuk surat Full Block Style ........................................... 25 3. ............................................................................................................. Ga mbar 3.2 Contoh bentuk surat Block Style ................................................... 25 4. ............................................................................................................. Ga mbar 3.3 Contoh bentuk surat Semi Block Style .......................................... 26 5. ............................................................................................................. Ga mbar 3.4 Contoh bentuk surat Indented Style .............................................. 26 6. ............................................................................................................. Ga mbar 3.5 Contoh bentuk surat Hanging Paragraph Style ........................... 27 7. ............................................................................................................. Ga mbar 3.6 Contoh bentuk surat Old Official Style ......................................... 27 8. ............................................................................................................. Ga mbar 3.7 Contoh bentuk surat New Official Style ........................................ 28 9. ............................................................................................................. Ga mbar 3.8 Contoh bentuk surat Kombinasi LBI ........................................... 28 10. ........................................................................................................... Ga mbar 3.9 Kop Surat Fakultas Ekonomi USU .............................................. 29 11. ........................................................................................................... Ga mbar 3.10 Lembar Disposisi Fakultas Ekonomi USU ................................. 46 12. Gambar 3.11 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU ................................. 48

Universitas Sumatera Utara

Suggest Documents